En société ou en entreprise, tous vos achats et vos ventes doivent être facturés. C’est une obligation qui relève du domaine légal, régie par les grandes lois de la comptabilité d’entreprise. Elle entre directement dans le processus commercial essentiel à une entreprise ou une société et se doit d’être irréprochable. Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent impérativement y figurer ? À quoi sert-elle vraiment ? Focus approfondi sur ce document juridique que tout bon chef d’entreprise se doit de vérifier et de comprendre, sous peine éventuelle de sanctions.
La facture : ses fonctions
La facture, pour toute entreprise, petite ou grande, est un document juridique et comptable qui atteste d’une vente ou d’un échange de prestation de service rémunéré entre deux protagonistes. Que vous soyez client ou chef d’entreprise, vos factures doivent être irréprochables tout en respectant les obligations légales.
Il y a deux sortes de factures : celle d’achat et celle de vente.
Concernant la première, elle est celle que votre client vous adresse pour régler les produits, fournitures ou autres prestations qu’il vous a livrés en faveur de votre société. Cette facture est à conserver précieusement puisqu’elle doit servir à calculer toutes vos sorties de trésorerie et peut également être utile pour votre bilan comptable de fin d’année.
Concernant la facture de vente, elle est celle que votre propre société adresse à vos fournisseurs ou clients pour lui régler une prestation ou un produit vendu pour le compte de votre société. Ici encore, la facture est à conserver afin de pouvoir faire un bilan des paiements acquittés ou non, ou pour, là aussi, construire votre bilan comptable de fin d’année.
Dans tous les cas, la facture, qu’elle soit d’achat ou de vente, est un document irremplaçable que vous devez conserver précieusement en cas de litiges ou de contrôle fiscal.
Quelles sont les obligations et les mentions légales ?
Au niveau des obligations légales, celles-ci sont strictes et doivent être respectées par tous les entrepreneurs, quel que soit leur statut juridique :
- La facture doit être rédigée en langue française si la transaction ou la vente a été faite en France
- La facture doit être éditée en deux exemplaires (une pour le vendeur et une pour le client)
- Elle doit impérativement faire apparaître les mentions légales obligatoiresElle doit également être conservée dix ans en cas de demande des services fiscaux et comptables
Les mentions légales, elles, sont les suivantes et doivent être respectées à la lettre. La facture n’est pas considérée comme conforme dans le cas contraire :
- Nom et adresse du vendeur ou prestataire de services
- Nom et adresse du client
- Date d’émission
- Date de vente ou de la prestation effectuée
- Forme juridique de l’entreprise
- Mode de paiement
- La dénomination précise des biens vendus ou des prestations effectuées ainsi que leur quantité
- Le numéro de SIRET ou tout autre numéro permettant l’identification de l’entreprise
- Le taux de TVA applicable (ou pas) et le numéro de TVA si elle est obligatoire selon la forme juridique de l’entreprise
- Le numéro de facture
- Le délai de paiement
Toutes ces mentions doivent apparaître sur la facture, qu’elle soit d’achat ou de vente. En tant que chef d’entreprise, vous êtes responsable des factures qui partent pour vos clients. En tant que clients, vous vous devez vérifier la conformité des factures émises par vos fournisseurs, pour éviter tous litiges éventuels.
Quelles sont les obligations d’une facture entre un professionnel et un particulier ?
Dans tous les cas entre deux professionnels, la facture est obligatoire, avec toutes les mentions légales déjà nommées. S’il vous arrive d’effectuer un achat ou une prestation de service avec un particulier, dans ce cas, il faut savoir qu’il est clairement interdit en France de facturer sans numéro de SIRET ou d’immatriculation, sous peine de sanctions.
Si vous êtes client, vous pouvez tout de même exiger une facture. Le particulier devra se donner les moyens de vous en fournir une obligatoirement, surtout si la somme dépasse les 25 €. Si la somme est inférieure, une note sur papier libre suffit amplement.
Une facture étrangère, commet ça se passe ?
Pour une facture d’achat : Il peut arriver à votre entreprise de faire affaire avec des pays étrangers. Dans ce cas, la TVA selon le pays n’est pas la même partout. Dans le cas des pays européens, la mention « EXONERATION » doit apparaître à la place de « TVA APPLICABLE ». C’est ensuite à vous, en France, d’appliquer le bon taux de TVA en précisant « TVA INTRACOMMUNAUTAIRE ».
Si la facture provient d’un pays non européen, il n’y aura aucune mention de TVA, celle-ci est simplement due au passage des douanes françaises.
Pour une facture de vente : À vous d’établir la facture comme à votre habitude, sans appliquer le taux de TVA français, il suffit d’écrire « EXONERATION » à la place. C’est ensuite au client étranger de se débrouiller avec la législation en vigueur dans son propre pays.
Enfin, il est à noter que des sanctions administratives et pénales peuvent s’appliquer en cas de non-respect de toutes les règles énoncées ci-dessus. En tant que chef d’entreprise ou de gérant de société, vous êtes à même de vérifier chaque document pour être certain qu’il soit valable et en bonne conformité avec la loi. La vigilance est donc de mise !