Afin de rester compétitives, les entreprises doivent être à l’affût des changements s’opérant au niveau de leur secteur d’activité. A l’ère du numérique, la transition digitale est une démarche incontournable pour toute structure souhaitant développer son business. Elle implique l’intégration de nouveaux outils de travail, ainsi que la modification des processus opérationnels. La mise en place d’un projet ERP facilite grandement la vie aux entreprises. Mais le choix et l’implémentation de cette solution ne doivent pas être pris à la légère. Ici, nous allons alors nous pencher sur l’importance du cahier des charges ERP.
Mieux cerner l’ERP
Avant toute chose, il convient de définir ce qu’est l’ERP. C’est l’acronyme d’Enterprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) Français. Pour faire simple, il s’agit d’une solution logicielle consistant à unifier le système d’information d’une entreprise pour permettre la gestion et le suivi au quotidien de l’ensemble des informations et les services opérationnels.
Un ERP émane d’un concepteur unique. Il est formé par plusieurs modules ou services (achat, vente, stock, comptabilité…), associés entre eux. En principe, l’ERP permet de centraliser la base de données de l’enseigne. Ainsi, l’entrée d’une nouvelle information dans un module impacte les autres modules. Pour pouvoir appliquer la nouvelle modification, la base de données est alors mise à jour de manière régulière.
L’intégration d’un projet ERP offre aux entreprises un gain de temps important. Grâce à la centralisation des informations, l’utilisation d’un ERP évite la redondance des données. D’ailleurs, le fait de pouvoir partager les informations permet une meilleure coordination des métiers. Tout cela contribue à l’amélioration de la performance de l’entreprise.
L’enjeu du cahier de charges ERP
La rédaction d’un cahier de charges ERP constitue une étape cruciale précédant le choix d’un logiciel ERP adapté à vos besoins.
Pour la réussite de l’implémentation d’un projet ERP, sachez que vous devez au préalable impliquer toutes les directions métiers de votre entreprise. Elles doivent donc participer à l’élaboration du cahier de charges.
Normalement, un cahier de charges ERP doit regrouper toutes les fonctionnalités attendues de la solution. Il faut les catégoriser par domaine de gestion (gestion de l’achat, de la production, des ventes…). Pour éviter toutes sortes d’erreurs dans la réalisation de votre projet ERP, votre cahier des charges doit être en parfait accord avec vos besoins.
Choisir et mettre en place une solution ERP est une décision complexe. Alors, le cahier de charges ERP est indispensable pour vous orienter dans le choix de votre nouvel ERP. Il vous aidera à déterminer vos critères de choix, à prévoir la rentabilité de votre projet et à ne pas perdre de vue vos objectifs.
Qu’en est-il du Proof of Concept ?
Le cahier de charges permet de piloter la sélection d’un logiciel ERP. Toutefois, le chemin vers le choix final s’avère long. Il faut alors une approche plus stratégique permettant de raccourcir le temps alloué au projet ERP. D’où l’utilité du Proof of Concept ou POC.
Cette approche consiste à faire une maquette en partant des données réelles de l’entreprise en vue d’obtenir des démonstrations plus concrètes. Elle permet de comparer au mieux les solutions retenues mais sa réalisation demande du temps. Il sera préférable de le faire avec les deux solutions finales de votre appel d’offres ERP.
D’après cet exposé, le POC ne peut pas remplacer le cahier de charges ERP. Les deux sont complémentaires pour vous guider dans le choix de votre solution ERP.
N’oubliez pas de faire appel à un intégrateur de solution ERP comme TVH consulting pour la réussite de l’implémentation de votre projet ERP.